Ha kicsit több időm lenne…. – Néhány gondolat az időgazdálkodás témájáról

A rossz hírrel kezdjük. Nem lesz több időd!

Sarkos kijelentés, de sajnos igaz. Gondolj csak bele! Az idődet nem tudod megsokszorozni, még a legütősebb módszerekkel sem. Nem lehet vele gazdálkodni. Van, amennyi van.

Mégis, akkor miről szól az időgazdálkodás? 
Az időgazdálkodás témájához lehetne akár úgy is közelíteni, mint hatékonyságnövelő technikák sora, esetleg egy időszervezési módszertan. 

Te is számos helyen találkozhatsz célkitűzéssel, listaírással, tervezéssel kapcsolatos praktikus tanácsokkal, life-hackekkel. 

Mindaddig ezek rendben is vannak, amíg nem ezeket tekinted időgazdálkodásod alapkövének. Ezek ugyanis csupán módszerek, amelyeket kiválóan lehet használni a hatékonyság fokozására. 

A technikák mögött azonban van egy sokkal fontosabb kérdés: mire éri meg beváltani az idődet? 

Mi az a tevékenység, cél, bosszúság, ami megér neked annyit, hogy a személyes idődből szánj rá perceket, napokat vagy talán még többet is? 

Az időgazdálkodás fő kérdése tehát nem a „Hogyan?”, hanem sokkal inkább a „Mit?” (és végsősoron a „Miért?”). 

Mindenkinek arra van ideje, amire szeretne? 
Kölcsönösségen alapuló társas környezetben élünk, tanulmányi, munkahelyi kötelezettségeink vannak, a távlati céljainkra pedig bármit mondhatunk, de a legkevésbé azt, hogy az álmaink felé kizárólag szerelemprojektek között, a rózsaszirmokkal meghintett macskaköveken szökkengetve vezet az út.

Illúzió lenne azt gondolni, hogy minden kötelezettséget, zavaró tényezőt egy tollvonással kiiktathatunk az életünkből.

Ne támasszunk magunk elé irreális elvárásokat. Sok esetben nem tudunk kibújni a feladataink alól, mert ezek egy része nem kívánságműsor. Hatványozottan igaz ez a vizsgaidőszakban, amikor éjszakába nyúlóan, a testi, sőt a mentális egészségünket sem kímélve görnyedünk a tankönyvek felett. 

Időgazdálkodás = arányok művészete
Az időgazdálkodás tehát nem bizonyos tevékenységek teljes kiiktatásáról szól, hanem sokkal inkább az egyes feladatokban vállalt személyes szerepvállalásunk feletti mérlegelésről, valamint arról a tudatos döntésről, hogy mi az, amire áldozunk az időnkből. Tehát, milyen tevékenységeket milyen arányban végzünk.

Ékes példája ennek, ha megvizsgáljuk, mennyi időt vesztegetünk el értelmetlen dolgokra. 

A szakirodalomban időrablóknak hívják azokat a tevékenységeket, amelyeket minden különösebb cél vagy funkció nélkül űzünk. Félreértés ne essék, a töltekezés, az énidő, a családdal töltött idő, egy barát megvigasztalása, vagy egy kedves hobbi ugyanolyan értelmes cél lehet. Sőt! Nem lehet (és nem is kell) folyton produktívnak lenni. Időnként a semmittevésnek is helye van. A fő különbség abban mutatkozik meg, hogy az adott tevékenység előrevisz-e bennünket valamilyen formában. 

Hozzátesz a mentális egészségünkhöz, a céljainkhoz vagy inkább elvesz belőle?

Az időrablók felszámolásának első lépése mindig a kíméletlen szembesülés. Futtassuk végig fejben, mire mennyi idő megy el a napunkból – és ezek közül mi az, amire feleslegesen. Még szembetűnőbb, ha mindezt egy színes-szagos diagramon is ábrázoljuk. Minden olyan tevékenységet számoljunk nyugodtan ide, amelyekről nem mi döntöttünk, és nem építenek bennünket, ellenkezőleg, csak az időnket vesztegetik. 

Egy kiváló példa, hogy az okostelefonok már mutatják a képernyőidőt, sőt, időkorlátokat is be lehet állítani egyes applikációkhoz. Azonban időrablóinknak a közösségi média csak az egyik eleme. 

De gondolnád, mennyi idő megy el a készületlenség miatt? 

Hogy nem néztél rá indulás előtt a menetrend vagy forgalmi rend változásaira? Vagy nem ellenőrizted előre a nyitvatartást, és emiatt át kell szervezned a napodat?  A készületlenségen túl is, számos időtolvaj feni ránk a fogát, ezek közül néhányat összegyűjtöttünk ebben a bejegyzésben. 

Száz szónak is egy a vége, ha valamit érdemes kiiktatnod a táncrendedből, kezdd azokkal a tevékenységekkel, amelyeknek nincs semmilyen hozzáadott értéke a mentális egészséged vagy a céljaid szempontjából – sem rövid-, sem hosszú távon. 

Az arányok áthangolása
Elúszni az idővel nem csak a klasszikus időrabló tevékenységekkel lehet. Ide vezethet az is, ha a társas helyzetekben nem tudjuk hatékonyan képviselni önmagunkat és a prioritásainkat, nem tudunk határokat felállítani, nem tudunk nemet mondani. 

Itt egy kérés, ott egy új kihívás, közben néhány telefon, mialatt szóval tart a szomszéd vagy egy kolléga, ráadásul mindenki éppen ugyanakkor talál meg valamilyen halaszthatatlan üggyel. 

Ha nem tartjuk fókuszban a saját időbeosztásunkat, teherbírásunkat, céljainkat, könnyen a túlvállalás csapdájába eshetünk. 

Rövidtávon azt érdemes áthangolni, melyik feladatra, mennyi időnket váltjuk be, és mely feladatokra, tevékenységekre mondunk nemet. Tegyünk három egyszerű kérdést. 

1. Személyesen rám van szükség ebben a helyzetben? 

Értékes perceket, órákat nyerünk azzal, ha magunk mellett vagy helyett másokat is bevonunk, akik nagyobb rutinnal, gyorsabban, hatékonyabban tudják megoldani az adott problémát. 

Segítséget kérni nem a gyengeség jele, hanem sokkal inkább azé, hogy képesek vagyunk felmérni a helyzetet és benne a saját lehetőségeinket, kompetenciahatárainkat. 

Ráadásul, ma már szerencsére a személyes részvétel, ügyintézés is sok esetben alternatív módon is kiváltható, például online megbeszélésekkel, házhoz szállítással, előzetes időpontfoglalással. 

2. Most azonnal szükséges ezzel foglalkozni? 

A saját időgazdálkodásunk fejlesztése iránti igény sosem az egyensúlyi helyzetben merül fel, hanem akkor, amikor már ég a ház. Ilyet legtöbbször akkor tapasztalunk, amikor a sürgősség csapdájában ragadtunk. 

Amikor bedarál bennünket az időnyomás, képtelenek vagyunk meglátni a fától az erdőt, és hajlamosak vagyunk összekeverni a „sürgős” és a „fontos” jelzőket. Picit hátrébb lépve azonban, megéri néhány percet a mérlegelésre szánni, vajon tényleg minden egyes teendőt halaszthatatlanul el kell végezni? 

Fontos különbséget tenni a halogatás és az átütemezés között. 

A halogatás hátterében általában valamilyen szorongás áll (ilyen lehet például egy kellemetlen beszélgetés elodázása vagy egy feltételezett kudarctól való félelem). Az átütemezés azonban abban segít, hogy átmenetileg tehermentesítsük magunkat, és egy alkalmasabb időpontot keresünk a feladatnak (még a határidőn belül). 

3. Valóban szükséges most ez a lépés? 

Meglepő, de az általunk megcélzott eredmények eléréséhez nem kell minden egyes lépcsőfokot, útvonalat 100% alapossággal végigjárni. Sőt, elegendő néhány kulcsmozzanat végrehajtása, amelyek közel hasonló eredményre vezetnek. 

Azaz, a priorizálásban is lehet alkalmazni a közgazdaságtan világából ismert Pareto-elvet, más néven 80-20 szabályt, mely az időgazdálkodásra lefordítva leginkább úgy hangozhatna, hogy 

céljaink eléréséhez, a jelenlegi tevékenységeink körülbelül ötöde járul csak hozzá érdemben. 

A nagyságrend szabadon állítható. Például megkereshetjük, hogy egy vizsga letételéhez melyek az elengedhetetlen kulcsfogalmak, és melyek azok, amelyek már csak cizellálják a pontszámunkat. Vagy nagyobb perspektívában gondolkodva, mely tevékenységeink lesznek a kulcstényezői annak, hogy érdemben tudjunk egészségesebb életmódra váltani. 

Fókuszban maradni
Amikor valaki fejleszteni szeretné az időgazdálkodását, rendszerint kiderül, hogy több időt szeretne szánni a számára fontos dolgokra. Hosszabb távon nézve az időgazdálkodás témája a technikai megközelítés helyett sokkal inkább egy szemléleti kérdés. 

Hiába evezünk ugyanis tripla hatékonysággal, ha valójában nem a jó irányba haladunk. 

A cél és a számunkra fontos értékek megtalálása önismereti kérdés, de az ezekhez vezető utak és tevékenységek kiválasztásának már nagyon is köze van az időgazdálkodáshoz.

Ha képesek vagyunk a szemünket a célon tartani, könnyebben osztjuk szét az időnket a fontos dolgokra. Bár jó néhány „kell” és „muszáj”  tevékenységet nem tudunk és nem is ildomos megkerülni, korántsem mindegy, milyen dolgokra mennyit szánunk, a rendelkezésünkre álló időnkből. Az időrablóink felismerése, a saját magunk határozottabb képviselete, a nemet mondás, a három áthangoló kérdés vagy a Pareto-elv ebben lehet a segítségünkre. 

A cikket Karsai Szilvia pszichológus készítette, a Pszichodiák Alapítvány vezetője. 

Szilvia bejegyzései a Pszichodiákon itt érhetőek el.